Una factura implica que se ha producido una transacción entre un autónomo o empresa y otro profesional, entidad o particular. Tiene mucha importancia como medio de prueba en como el tributario o el penal, es fundamental guardarlas y conservarlas adecuadamente.

Los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años (artículo 29.2, letra e de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165.Uno de la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido).

Asimismo, deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los siguientes documentos:

• Facturas recibidas (proveedores o acreedores).
• Copias o matrices de las facturas expedidas (clientes y deudores).
• Albaranes, si los hubiera.
• Justificantes de pago, cobro, etc.
• Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.

Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Para que la conservación de las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua se considere válida, deberá haberse comunicado con carácter previo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.

Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.

El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios tienen la obligación de conservar los libros, la correspondencia, la documentación y justificantes relativos a su negocio (aquí se incluyen las facturas), por un plazo de seis años, a contar desde la fecha de realización del último asiento contable que aparezca en los libros.

Según el Código Penal, el delito fiscal prescribe a los cinco años, pero el tipo agravado de este delito no lo hace hasta los 10 años. Por eso, lo aconsejable si se sigue el criterio penal, es guardar las facturas durante una década. Y dentro del ámbito penal encontramos la normativa relativa a la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales, y esta impone la obligación de conservar la documentación fiscal durante 10 años.

A la vista de lo anterior, ¿Qué tiempo es el recomendado para guardar las facturas? Debido a que el plazo más largo establecido son 10 años, lo aconsejable es conservar la documentación durante ese tiempo.

Fotos: FunkyFocus, jackmac34 y roma1880

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